Kassenbuch richtig führen – Das erwartet Sie in diesem Artikel:
- Welche 8 allgemeinen Regeln müssen Sie beachten (kassensystem-übergreifend)?
- Mit Extratipps und Zusammenfassung
Aus Teil 1 unserer Kassenbuch-Reihe kennen Sie unsere dringende Empfehlung ein Kassenbuch zu führen (wenn Ihre Kunden bar zahlen). Auch wenn Sie nicht dazu verpflichtet sind (Achtung: Nachzahlungen!).
Kassenbuch Teil 2, dreht sich um die Frage, ob Sie rein rechtlich kassenbuchpflichtig sind oder nicht. Und in diesem Teil erfahren Sie, wie Sie Ihr Kassenbuch richtig führen – ob Registrierkasse oder offene Ladenkasse.
Lesen Sie auch die anderen Teile aus der Reihe: Kassenbuch
- Teil 1: Darum sollten Sie unbedingt ein Kassenbuch führen, wenn Ihre Kunden mit Bargeld zahlen (auch wenn keine Pflicht besteht).
- Teil 2: Sind Sie gesetzlich verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen.
- Teil 3 : So führen Sie das Kassenbuch richtig (allgemeine Regeln).
- Teil 4: Verschärfte Anforderungen ab 2020 (Gesetzesentwurf digitale Grundaufzeichnungen)
- Teil 5: Offene Ladenkasse oder Registrierkasse
- Teil 6: Kassenbuch richtig führen – offene Ladenkasse
Möchten Sie ein Kassenbuch führen?
Dann steht es Ihnen frei, sich für ein Kassensystem (elektronische Registrierkasse bzw. offene Ladenkasse) zu entscheiden. Es gibt keine Registrierkassenpflicht*, so wie dies z. B. in Österreich der Fall ist.
Doch unabhängig davon, für welches Kassensystem Sie sich entscheiden: Machen Sie sich unbedingt mit den Regeln einer ordnungsgemäßen Kassen(buch)führung vertraut! Dazu finden Sie in diesem Teil unserer Kassenbuchreihe die kassenart-übergreifenden Regeln. Und in den Folgeteilen geben wir ihnen die Spezialregeln für Ihr Kassensystem mit an die Hand. Denn fest steht: Ein Kassenbuch zu führen ist zeitaufwendig. Aber (leider) notwendig.
Kleines Gedankenexperiment, wenn Ihnen vor dem ganzen Papierkram graut:
Mal angenommen, Sie betreiben einen kleinen schnuckeligen Kiosk (oder irgendein anderes tolles Geschäft). Natürlich betrachten Sie den Verkauf der Waren als eigentliches Kerngeschäft. Und das Führen des Kassenbuchs möglicherweise als unerfreulichen Nebeneffekt (es sei denn, Sie gehören zufällig gerade zu den Menschen, die gerne Belege ordnen und Aufzeichnungen machen).
Machen Sie sich doch mal den Spaß und betrachten das Ganze anders herum. Das Führen des Kassenbuchs ist das eigentliche Kerngeschäft und der Warenverkauf notwendig, um die Bücher mit Zahlen (oder Belegen) zu füllen… Und der Kassensturz am Ende des Tages Ihr persönlicher Erfolg! Und, freuen Sie sich jetzt schon drauf?
Wenn nicht, kommen Sie leider trotzdem nicht drum herum. Zum Glück gibt es jetzt ein paar handfeste Tipps, die Ihnen zumindest die Abwicklung erleichtern:
Kassenbuch führen: Welche allgemeine Regeln müssen Sie beachten?
Genau die Frage bekommen wir immer wieder gestellt. Aus unseren Erfahrungen haben wir daher für Sie die 8 goldenen Regeln zur Kassenbuchführung zusammengetragen:
Extratipps vom Steuerberater
Arbeiten in Ihrem Unternehmen mehrere Personen mit der Kasse? Dann ist es sinnvoll, Arbeitsanweisungen schriftlich festzuhalten. Regeln Sie z. B., wer die mit der Kassenbuchführung verantwortlichen Personen sind, zu welchem Zeitpunkt Bestandsaufnahmen bzw. Auswertungen durchzuführen sind, an welche Personen die Kasse übergeben werden darf, wie zu verfahren ist, wenn Falschgeld oder fremdländische Münzen auftauchen, an welchem Ort das Bargeld aufbewahrt wird, wie mit Schecks verfahren werden soll, etc.
Müssen Ihre Angestellten für Fehlbeträge persönlich aufkommen? Dann können Sie ihnen 16 Euro steuerfreies „Mankogeld“ pauschal im Monat auszahlen. Fragen Sie gerne bei uns nach, welche Formalitäten Sie hierbei beachten sollten. Unsere Regeln finden Sie weiter unten nochmal knapp zusammengefasst.
Zusammenfassung Allgemeine Kassenbuch-Regeln
Die Kassenbuchführung muss ohne Ausnahme stets ordnungsgemäß über die Bühne gehen. Dabei ist besonders die Kassensturzfähigkeit hervorzuheben: Die Kasse muss jederzeit mit den Kassenberichten übereinstimmen. Das bedeutet, dass jeder Vorfall mit Beleg einzeln zeitnah aufgezeichnet werden muss (auch Unstimmigkeiten), und die Kasse täglich einer Inventur unterzogen werden muss (durch interne Personen).
Die Regeln im Einzelnen:
Führen Sie ein Kassenbuch immer ordnungsgemäß, auch wenn Sie dies freiwillig tun
Erfassen Sie geordnet jeden einzelnen Geldeingang und -ausgang (= Einzelaufzeichnungspflicht der Geschäftsvorfälle)
Keine Buchung ohne Beleg
Beachten Sie die Aufbewahrungsfristen für Ihre Unterlagen von zehn Jahren
Die Kasse muss jederzeit kassensturzfähig sein
Klären Sie Unstimmigkeiten sofort und halten Sie sie fest. Leiten Sie ggf. weitere Schritte ein
Zählen Sie jeden Abend nach getaner Arbeit das Bargeld (tägliche Kassensturzpflicht
Vermischen Sie keine betrieblichen mit privaten Konten