Kassenbuch # 3: So führen Sie das Kassenbuch richtig!

Regel Nr. 1: Führen Sie ein Kassenbuch immer ordnungsgemäß

Auch wenn Sie dies freiwillig tun (sonst ist alle Mühe für die Katz’). Denn leider nützen Ihnen die tollsten Aufzeichnungen (z. B. Excel-Tabellen) nichts, wenn diese nicht als ordnungsgemäße Kassenbuchführung anerkannt werden (und Ihr Stubentiger hat sicherlich auch keinen Appetit darauf).

Regel Nr. 2: Erfassen Sie geordnet jeden einzelnen Geldeingang und -ausgang

(= Einzelaufzeichnungspflicht der Geschäftsvorfälle). Alle Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung bzw. Abwicklung nachvollziehen lassen. Zeichnen Sie die Tageseinnahmen getrennt nach den Steuersätzen (also 7 % bzw. 19 % Umsatzsteuer) auf.

Denn: Ein Kassenbuch – ob in elektronischer oder schriftlicher Form – muss ordnungsgemäß, d. h. nachvollziehbar und nachprüfbar geführt werden. Außerdem müssen die Aufzeichnungen wahrheitsgemäß, klar und fortlaufend geführt werden, sowie vollständig, richtig, zeitgerecht, lückenlos, geordnet und unveränderbar sein.

Regel Nr. 3: Keine Buchung ohne Beleg

Der Klassiker: Stellen Sie sicher, dass für jede Einnahme und jede Ausgabe Belege vorliegen. Auch wenn Sie für sich privat Geld aus der Kasse entnehmen, gehört ein Beleg dazu (Eigenbeleg). Gleiches gilt für Einzahlungen an Ihr Bankkonto.

Regel Nr. 4: Beachten Sie die Aufbewahrungsfristen für Ihre Unterlagen von zehn Jahren

Schützen Sie sämtliche Daten vor Diebstahl, Verlust, Vernichtung, Unauffindbarkeit oder Veränderungen. Stellen Sie sicher, dass alle Daten jederzeit zugänglich sind.

Regel Nr. 5: Die Kasse muss jederzeit kassensturzfähig sein

Das bedeutet, dass der Inhalt der Kasse jederzeit überprüfbar bzw. mit dem Kassenbericht bzw. Kassenbuch übereinstimmen muss. Bzw. dass Sie die Kasse so führen, dass Sie bzw. ein sachverständiger Dritter jederzeit den Soll- mit dem Ist-Zustand vergleichen kann. Quasi rund um die Uhr (sofern Sie zu nachtschlafenden Zeiten geöffnet haben).

Merke: Die Kassensturzfähigkeit ist ein wesentlicher Bestandteil der ordnungsgemäßen Buchführung

Hohe Kassenbestände, die Nichtberücksichtigung von Wechselgeldbeständen oder das Nichtkennzeichnen von Geldverschiebungen innerhalb mehrerer Geschäftskassen weisen auf eine mangelnde Kassensturzfähigkeit hin.

Regel Nr. 6: Klären Sie Unstimmigkeiten sofort und halten Sie sie fest. Leiten Sie ggf. weitere Schritte ein

Die Kasse stimmt nicht? Es hat sich Falschgeld oder Nicht-Euro-Geld eingeschlichen? Es gab einen Diebstahl oder eine Unterschlagung? Dann klären Sie dies sofort auf. Und halten Sie diese schriftlich fest. Ziehen Sie Konsequenzen (z. B. Strafanzeigen, Abmahnung oder Kündigung bei Diebstahl oder Unterschlagung). Der Grund: findet eine Betriebsprüfung Jahre später statt und Sie können diese Unstimmigkeiten nicht durch Aufzeichnungen und weiter eingeleitete Schritte belegen, kann es sein, dass die Kassenbuchführung als nicht ordnungsgemäß anerkannt wird. Mögliche Konsequenzen – Sie ahnen es bestimmt schon: Nachzahlungen.

Haben Sie einen (Flüchtigkeits-)Fehler gemacht? Dann machen Sie den Fehler bitte nicht unkenntlich! Weisen Sie lieber „selbstbewusst“ und vor allem nachvollziehbar auf den Fehler bzw. die Korrektur hin. Ansonsten könnte es nach Vertuschung aussehen und das kommt nicht gut. Davon abgesehen entspricht dies auch nicht der ordnungsgemäßen Kassenbuchführung. Also Fehlermachen erlaubt – aber nur ordnungsgemäß. Übrigens, es versteht sich von selber, dass die Kasse nicht kleiner als Null sein kann – weniger als keine Münzen kann man ja nicht in der Kasse haben.

Regel Nr. 7: Zählen Sie jeden Abend nach getaner Arbeit das Bargeld (tägliche Kassensturzpflicht)

Und zwar den Gesamtbestand. Also auch das Geld, was nicht in der Kasse aufbewahrt wird, sondern z. B. in einem Tresor oder einem separaten Portemonnaie.

Unterschreiben Sie den täglichen Zählnachweis mit Datum und Uhrzeit. So können Sie nachweisen, dass Sie die Zählung erst nach Geschäftsschluss vorgenommen haben. Und führen Sie selber das Kassenbuch (bzw. lassen Sie das Kassenbuch durch einen verantwortungsbewussten internen bzw. anwesenden Mitarbeiter führen). Denn nur so ist die tägliche Kassensturzpflicht erfüllt.

Die Kassenbuchführung an externe Dienstleister auszulagern ist keine gute Idee. Belege sammeln und einmal wöchentlich/ monatlich buchen lassen und dann ins Kassenbuch eintragen lassen, geht also nicht. Das würde einem schwerwiegenden Mangel entsprechen. Und der kann teuer werden.

Regel Nr. 8: Vermischen Sie keine betrieblichen mit privaten Konten.

Denn die Kassenbuchführung wäre auch dann nicht ordnungsgemäß, wenn Sie z. B. erst beim Jahresabschluss Belege über Ihr Privatkonto nachbuchen lassen würden. Ob Ähnliches auch für Betriebsausgaben gilt, ist derzeit in der Rechtsprechung nicht endgültig geklärt.