Kassenbuch # 1: Darum sollten Sie unbedingt ein Kassenbuch führen, wenn Ihre Kunden mit Bargeld zahlen!

Kassenbuch führen – Das erwartet Sie in diesem Artikel:

  • Achtung: Bargeldintensive Betriebe werden verstärkt geprüft.
  • So schützen Sie sich vor Nachzahlungen – ob Sie nun kassenbuchpflichtig sind oder nicht!
  • Erfahren Sie, welche weiteren Vorteile ein Kassenbuch Ihnen bietet.

Lesen Sie auch die anderen Teile aus der Reihe: Kassenbuch

  • Teil 1: Darum sollten Sie unbedingt ein Kassenbuch führen, wenn Ihre Kunden mit Bargeld zahlen (auch wenn keine Pflicht besteht).
  • Teil 2: Sind Sie gesetzlich verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen.
  • Teil 3 : So führen Sie das Kassenbuch richtig (allgemeine Regeln).
  • Teil 4: Verschärfte Anforderungen ab 2020 (Gesetzesentwurf digitale Grundaufzeichnungen)
  • Teil 5: Offene Ladenkasse oder Registrierkasse
  • Teil 6: Kassenbuch richtig führen – offene Ladenkasse

Zahlen Ihre Kunden mit Bargeld?

  • Weil Sie im Einzelhandel tätig sind?
  • Ein Restaurant oder Kaffee führen?
  • Ein BMW (= Bäcker, Metzger und Wirte) sind?
  • (Straßen-)Musiker, Künstlerin, Baby- oder Hundesitter sind?
  • Oder sonstige Dienstleistungen gegen Bares anbieten?

Empfehlung:
Zahlen Ihre Kunden mit Bargeld, führen Sie unbedingt ein Kassenbuch. Sonst winken Nachzahlungen.

Kassenbuch führen: Geben Sie Nachzahlungen keine Chance!

Bei Bargeldzahlungen ohne (ordnungsgemäßes) Kassenbuch, schätzt das Finanzamt gerne hinzu. Und warum?

„Nur Bares ist Wahres – aber nicht für den Fiskus!“

Klar, durch Barzahlungen schlagen Sie zwei Fliegen mit einer Klappe: Das Geld haben Sie prompt in der Tasche (und wer hat, der hat!). Und ganz nebenbei minimieren Sie auch noch das Risiko des Zahlungsausfalls. Einfach praktisch. Doch für den Fiskus ist es genau anders herum. Bei Barzahlungen steigt das Risiko des Zahlungsausfalls bzw. von geringeren Steuereinnahmen. Schließlich lassen sich Barzahlungen nicht so gut kontrollieren wie elektronische Zahlungen …

Achtung: Betriebsprüfungen in Sicht!

Nicht nur in Baden-Württemberg finden in letzter Zeit häufiger Betriebsprüfungen statt. Und wen wundert es: verstärkt bei bargeldintensiven Betrieben! Auch in anderen Branchen ist eine Schätzung nicht unwahrscheinlich. Zum Beispiel im Einzelhandel.

Empfehlung: Wenn Bargeldzahlungen, dann Kassenbuch.

Doch was ist ein Kassenbuch und welche Arten gibt es?

Ein Kassenbuch ist eine Art Protokoll. Es protokolliert – ähnliche wie bei einem Bankkontoauszug -, was in die Kasse rein und was raus geht. Es ist also eine geordnete Erfassung von Geldeingängen und Geldausgängen (Geschäftsvorgänge) der Kasse.

Folgende Kassenarten gibt es:
  • Offene Ladenkasse/ Schubladenkasse: z. B. Portemonnaie eines Kellners, Geldkassette auf dem Trödelmarkt, ja sogar die offene Gitarrentasche eines Straßenmusikers
  • Elektronische Registrierkasse: z. B. Waage mit Registrierkassenfunktion, Taxameter, Wegstreckenzähler und natürlich die bekannten Registrierkassen.

Bei Betriebsprüfungen werden beide Arten von Kassenbüchern genau kontrolliert. Oft von darauf spezialisierten Betriebsprüfern. Der Grund: Die Kassenbuchführung für eine offene Ladenkasse ist fehleranfällig. Und elektronische Registrierkassen allgemein stehen unter Manipulationsverdacht.

Die Finanzverwaltung hat nun auch schriftlich festgelegt, welche Spielregeln genau einzuhalten sind und welche Art Registrierkassen zu verwenden sind. Daher müssen wir in Zukunft davon ausgehen, dass wir hier verstärkte Kontrollen bekommen werden.

Doch das Kassenbuch kann noch mehr, als Sie vor (unberechtigten) Hinzuschätzungen zu schützen

Mit dem Kassenbuch haben Sie Ihre (Bar-)Finanzen immer im BlickAuch mögliche Unregelmäßigkeiten: Ob nun an stressigen Tagen kleine Fehlerteufel darauf warten, ihr Unwesen treiben (die kleinen Schufte!). Oder um vorzubeugen, frei nach dem Motto „Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser!“ (z. B. wenn viele Personen Zugriff auf die Kasse haben).

Außerdem gibt es neben steuerlichen Gründen auch andere gesetzliche Grundlagen, um ein Kassenbuch zu führen. Zum Beispiel die Aufzeichnungspflicht nach dem Geldwäschegesetz bei Bareinnahmen ab einem Betrag von 15.000 Euro.

Gibt es auch einen Haken?

Ja. Allerdings eher ein „Häkchen“. Zumindest in Anbetracht möglicher Hinzuschätzungen.

Wenn Sie sich entschließen, ein Kassenbuch zu führen, muss dies ordnungsgemäß über die Bühne gehen. Auch, wenn Sie das Kassenbuch freiwillig führen.

Die raffiniertesten Excel-Tabellen reichen leider nicht aus. Das bedeutet natürlich einen gewissen Zeitaufwand. Doch der ist unserer Meinung nach gerechtfertigt.

Denn stellen Sie sich folgendes Szenario vor:

Sie haben kein (ordnungsgemäßes) Kassenbuch geführt. Es kommt zu Hinzuschätzungen. Hinzuschätzungen bedeuten letztlich, dass Sie auf Beträge Steuern zahlen müssen, die Sie unter Umständen nie eingenommen haben. Dies kostet Sie Geld, Zeit und Nerven. Ob Sie die Nachzahlung zähneknirschend akzeptieren oder sich – bei ungewissen Ausgang – dazu entschließen, dagegen vorzugehen. Und vielleicht sogar jemanden gegen Honorar damit beauftragen müssten.

Dann doch besser vorher Zeit investieren, als hinterher umso mehr Zeit, Ärger und Geld. Und der ist schon vorprogrammiert, wenn man sich nicht an die Spielregeln hält: Auch wir als erfahrener Steuerberater haben aufgrund den gesetzlichen Vorgaben hier kaum eine Möglichkeit, für Sie im Nachhinein wieder die Kohlen aus dem Feuer zu holen – das haben bereits zahlreiche Finanzgerichtsprozesse aufgezeigt.

Gibt es auch Fälle, wo kein Kassenbuch notwendig ist?

Ja. Wenn es kaum Bargeld-Umsätze gibt (insbesondere kaum Bareinnahmen), kann ggf. darauf verzichtet werden. Doch auch hier ist das Thema Hinzuschätzungen nicht völlig aus der Welt. Allerdings ist das Risiko überschaubarer.

Auch wenn es nur (Bar-)Auszahlungen gibt, die privat vorgestreckt werden, ist kein Kassenbuch notwendig, wie in folgendem Szenario dargestellt:

Herr Maier betreibt einen Online-Versandhandel. Bareinnahmen hat er nicht. Er streckt das Versandentgelt privat vor (da Barbezahlungen vom Versanddienstunternehmen vorgesehen sind). Anschließend veranlasst er eine Überweisung in entsprechender Höhe von seinem Geschäftskonto auf sein Privatkonto (= Entnahme), legt jedoch den Kostenbeleg ein, damit die Betriebsausgabe ordnungsmäßig nachgewiesen ist. Eine Kasse gibt es hier also nicht. Und somit erübrigt sich das Führen eines Kassenbuchs. Logisch, oder?

Weiter geht es in Teil 2 mit der Frage, ob Sie rein rechtlich verpflichtet sind, ein Kassenbuch zu führen und in Teil 3 erfahren Sie, wie Sie ein Kassenbuch richtig führen.
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Kassenbuch # 2: Sind Sie gesetzlich verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen?

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