Kassenbuch # 5: Offene Ladenkasse oder Registrierkasse? Wer die Wahl hat …

Kassenbuch

Offene Ladenkasse oder Registrierkasse – Das erwartet Sie in diesem Artikel:

  • Ladenkasse oder Registrierkasse –Wie können Sie sich entscheiden?
  • Warum wir der elektronischen Registrierkasse den Vorzug geben.
  • Warum die Registrierkasse im Kreuzfeuer der Gesetzeslage steht und was das für ein Dilemma bringt!
  • Was können Sie tun, wenn Sie dennoch bei der offenen Ladenkasse bleiben wollen?
  • Welche Registrierkassen-Arten gibt es?

Lesen Sie auch die anderen Teile aus der Reihe: Kassenbuch

  • Teil 1: Darum sollten Sie unbedingt ein Kassenbuch führen, wenn Ihre Kunden mit Bargeld zahlen (auch wenn keine Pflicht besteht).
  • Teil 2: Sind Sie gesetzlich verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen.
  • Teil 3 : So führen Sie das Kassenbuch richtig (allgemeine Regeln).
  • Teil 4: Verschärfte Anforderungen ab 2020 (Gesetzesentwurf digitale Grundaufzeichnungen)
  • Teil 5: Offene Ladenkasse oder Registrierkasse
  • Teil 6: Kassenbuch richtig führen – offene Ladenkasse

Offene Ladenkasse oder Registrierkasse? Das ist hier die Frage!

Eins vorweg: Wir haben eine klare Empfehlung im Blick, besonders in langfristiger Hinsicht. Doch egal, ob Sie willig sind, dieser Empfehlung zu folgen oder nicht: ganz so einfach, wie es auf den ersten Blick erscheinen mag, ist im Moment nicht. Doch das liegt nicht an uns, versprochen. Sondern an einem „Übeltäter“, den Sie schon im vorangegangen Teil 4 kennen lernen durften. Doch noch ein wenig Geduld bitte, wir entlarven ihn noch.

Hinweis an Ladenkassen-Besitzer

Sie müssen jetzt stark sein. Denn es gibt sehr gute Gründe, Ihnen das Ausweichen auf eine Registrierkasse ans Herz zu legen (Nachzahlungen!). Auf unsere genauen Erwäggründe gehen wir am Ende dieses Artikels nochmal genauer ein. Bitte lesen Sie trotzdem den gesamten Text. Denn Sie wissen ja: nur wenn Sie vollständig informiert sind, können Sie die beste Entscheidung für sich und Ihr Unternehmen treffen.

Hinweis an Wechselwillige oder (zukünftige) Registrierkassenbesitzerinnen

Wenn Sie sich eine neue Registrierkasse anschaffen wollen – auch wenn Sie von einer offenen Ladenkasse wechseln wollen –, dann ist klar, dass diese alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen muss. Doch leider gibt es in dieser Hinsicht derzeit leider ein kleines Dilemma! Doch wenigstens ist der Schuldige schnell ausgemacht. Es ist unser Übeltäter aus Teil 4. Nämlich der Gesetzesentwurf (vormals Referentenentwurf) persönlich! Aber von Anfang an!

Registrierkassen im Kreuzfeuer von aktuellen und zukünftigen Gesetzen

Um dieses Dilemma zu verstehen, müssen wir erst einmal einen kleinen Sprung in die Gesetzeswelt der (Registrier-)Kassen wagen. Sind Sie bereit? Dann los:

Ab 2010

Wir schreiben das Jahr 2010. Genauer gesagt, Oktober den 26. Seit exakt diesem Tag gilt die Kassenrichtlinie, in der Sie spezielle Anforderungen finden, die an digitale Kassensysteme gestellt werden (z. B. ein unverdichtetes Journal).

Übergangsregelung bis 2016 (laut Kassenbuchrichtlinie 2010)
Da jedoch nicht alle vor diesem Datum hergestellten Kassen entsprechend aufrüstbar sind, gibt es bis Ende 2016 eine Übergangsregelung. Es gilt: Ist die Kasse aufrüstbar, muss umgehend aufgerüstet werden. Ansonsten dürfen Sie die Kasse nur noch bis Ende 2016 verwenden, sofern Sie beweisen können, dass diese nicht aufrüstbar ist. Nennen wir diese der Einfachheit halber „2016“-Kassen (Achtung: kein offizieller Begriff).

Ab 2017

Ab Anfang 2017 dürfen dann nur noch Kassen betrieben werden, die der Kassenrichtlinie 2010 entsprechen („2017“-Kassen). Ob aufgerüstet oder bereits bei der Herstellung mit allen Funktionen ausgestattet. Soweit so gut… würde nicht der besagte Gesetzesentwurf zukünftig auch kräftig mitmischen wollen.

Hinweis: Dieser ist noch nicht verabschiedet, Änderungen können sich noch ergeben!

Ab der Verabschiedung des zukünftigen Gesetzes (bislang Gesetzesentwurf)

Laut eben diesem Gesetzesentwurf sollen zukünftige Kassen („2022“-Kassen) mit noch mehr speziellen Funktionen ausgestattet sein (z. B. einem Sicherheitsmodul und einer speziellen Schnittstelle). Und – nur am Rande – es soll auch weiterhin so bleiben, dass Sie weiterhin die Wahl zwischen einer offenen Ladenkasse und einer Registrierkasse haben.

Übergangsregelung die 2. (laut Gesetzesentwurf)

Und es soll noch eine Übergangsregelung geben. Nämlich für Kassen, die zwischen dem 25. November 2010 und vor dem 01. Januar 2020 angeschafft wurden. Diese sollen bis zum 31. Dezember 2022 eingesetzt werden können.

Die Qual der Wahl – Welche Registrierkasse

Wenn Sie nun also eine neue Registrierkasse brauchen (z. B. weil Sie noch eine 2016-Kasse besitzen, ein neues Business starten oder von einer offenen Ladenkasse wechseln wollen), stehen Sie nicht nur vor der Frage, welche wirtschaftlichen und organisatorischen Aspekten die Kasse möglichst erfüllen sollte (z. B. Kosten für Anschaffung, Einrichtung, Updates, benötigtes Volumen für Warengruppen, Erweiterbarkeit der Kapazitäten, Ausfallsicherheit, etc.). Sondern vor allem auch vor der Frage, welche gesetzlichen Vorgaben Ihre Registrierkasse erfüllen sollte? Die Anforderungen von 2010 auf jeden Fall! Doch was ist mit den neuen Vorgaben? Und schon stecken Sie tief drin. Im Registrierkassensumpf!

Doch keine Sorge, wir holen Sie da raus. Zumindest ein gutes Stück. Denn die endgültige Entscheidung, welchen Weg Sie weiter gehen wollen (also ob, wann und welche Registrierkasse Sie erwerben wollen), müssen Sie schon selber treffen.

Doch erst einmal eine kleine Übersicht:
Kassen BaujahrEinsetzbar bisAufrüstbarkeit nach RegelungenBeherrschung von
vor dem 25. 11.2010 („2016er Kasse“)Ende 2016nicht aufrüstbar nach den Regelungen von 2010
vor dem 25.11.2010 („2017er-Kasse“)Ende 2022aufrüstbar nach Regelungen von 2010, jedoch nicht aufrüstbar nach den Regelungen des GesetzentwurfsEinzelaufzeichnung und Datenexport ab spätestens 2017
zwischen dem 25.11.2010 und 31.12.2019 („2017er-Kasse“)Ende 2022nicht aufrüstbar nach Regelungen des GesetzesentwurfsEinzelaufzeichnung und Datenexport ab 2017
die den Gesetzesentwurfs-regelungen entsprechen („2022er-Kasse“)über 2022 hinausob durch originale Bauweise oder durch mögliche Aufrüstung früherer Kassen nach den Regelungen des GesetzesentwurfsEinzelaufzeichnung, Datenexport und zertifiziertes Sicherheitssystem ab 2019

Das Dilemma –  Ladenkasse oder Registrierkasse?

Die offene Ladenkasse ist nachzahlungsanfällig – aber das Anschaffen einer Registrierkasse ist im Moment nicht gerade Ohne!

Es ist ärgerlich: Da die neuen Vorgaben aus dem Gesetzesentwurf noch nicht feststehen, sind logischerweise zukünftig rechtskonforme „2022“-Kassen noch nicht im Handel erhältlich. Wenn Sie ganz großes Glück haben, lassen sich die jetzigen „2017“-Kassen später umrüsten. Hoffentlich bleibt das kein Wunschdenken (wir fiebern ja für unsere Mandantinnen und Mandanten mit).

Aktuell ist keine weitere Verlängerung der Übergangszeiten geplant.

Wir halten fest: Warum es vor diesem Hintergrund keine längeren Übergangszeiten für die „2016“-Kassen seitens der Politik gibt, ist wirklich nicht nachvollziehbar.

Das können Sie tun

Wenn Sie eine Kasse haben, die auch über das Jahr 2016 hinaus einsetzbar ist, können Sie sich erst einmal gemütlich zurücklehnen und Tee trinken, bis die neuen Anforderungen feststehen. Sie haben eine kleine Verschnaufpause bis Ende 2022. Besser als nichts!

Wollen Sie sich zeitnah eine neue Kasse anschaffen wollen, haben Sie folgende Möglichkeiten:

Sich vom Hersteller beraten lassen!

Da das neues Gesetz noch nicht durch ist, können wir Ihnen an dieser Stelle leider nur raten, mit dem Hersteller Kontakt aufzunehmen und sich in Hinblick auf den Gesetzesentwurf beraten zu lassen. Ob dies allerdings etwas bringt, steht in den Sternen (da die genauen technischen Anforderungen noch nicht feststehen).

Mit der Neuanschaffung warten und bei der offenen Ladenkasse bleiben bzw. darauf auszuweichen?

Ansonsten gäbe es noch die Möglichkeit, mit der Neuanschaffung zu warten. Bzw. eine gebrauchte, aufrüstbare 2010-Kasse bzw. 2017-Kasse zu kaufen, die Sie immerhin bis Ende 2022 einsetzen können.

Das würde bedeuten, dass Sie zweimal innerhalb von wenigen Jahren die Anschaffungskosten tragen müssen (falls sich die 2017-Kassen nicht gemäß den Gesetzesentwurfsregelungen aufrüsten lassen).

Sie könnten natürlich auch bei Ihrer offenen Ladenkasse bleiben bzw. vorübergehend auf eine solche auszuweichen. Doch ob das wirklich die beste Alternative ist, ist aufgrund des hohen Nachzahlungsrisikos bei offenen Ladenkassen fraglich. Es ist Ihre Wahl:

Sind Sie bereit Nachteile, wie mögliche Nachzahlungen der offenen Ladenkasse in Kauf zu nehmen (siehe weiter unten)?

Um vielleicht Ihre Entscheidung ein wenig zu vereinfachen, gehen wir an dieser Stelle nochmal genauer auf unsere Empfehlung ein, auf eine Registrierkasse auszuweichen. Und was Sie tun können, wenn Sie dennoch bei der offenen Ladenkasse bleiben wollen.

Offene Ladenkasse oder Registrierkasse – warum unsere Empfehlung, Registrierkassen den Vorzug zu geben?

Ganz einfach: Offene Schubladenkassen unterliegen quasi dem Generalverdacht, fehlerhaft geführt zu werden (ja, sogar Absicht wird hier gerne unterstellt). Als Konsequenz drohen Nachzahlungen – ob berechtigt oder nicht.

Und zwar nicht nur Hinzuschätzungen, sondern auch Vollschätzungen. Und diese können happig ausfallen, da – nicht wie bei elektronischen Registrierkassen – kein Journal vorhanden ist. Somit wäre es unmöglich, zu beweisen, dass im Fall einer Schätzung, der obere Schätzungsrahmen überschritten ist.

Doch nicht nur das, bei starken Abweichungen kann im schlimmsten Fall sogar ein Steuerstrafverfahren winken oder zu Problemen mit Konzessionen oder Betriebserlaubnis führen. Unternehmen in Gefahr!

Und auf der sicheren Seite sind Sie nur, wenn Ihre Kasse beanstandungssicher ist. Eine offene Kasse ist dies leider mit all den genannten Nachteilen nicht. Auch wenn Sie unserer Empfehlung aus Teil 1 folgen, ein Kassenbuch zu führen und dies natürlich auch korrekt und nach bestem Gewissen tun. Deswegen bleibt uns auch gar nichts anderes übrig, Ihnen ans Herz zu legen, wenigstens langfristig auf eine Registrierkasse auszuweichen.

Spätestens dann, wenn alle zukünftigen Anforderungen an diese gesetzlich verankert sind. Klar ist aber auch: am sichersten wäre es natürlich, schon aktuell eine rechtskonforme Registrierkasse einzusetzen und sie ggf. nach Verabschiedung des Gesetzes auszutauschen bzw. falls möglich, aufzurüsten.

Und unsere Empfehlung gilt besonders dann, wenn Sie nicht nur sporadisch Bareinnahmen haben! Bei sporadischen Bareingängen ist das Risiko von Nachzahlungen nicht geringer, aber überschaubarer (ebenso wie der Aufwand).

Die Schubladenkasse ist ein Unsicherheitsfaktor

Uns ist aber auch klar, dass eine neue Registrierkasse vor allem anfänglich Kosten und Aufwand verursacht (Anschaffungskosten und technische Einrichtung). Und dass ein neues System Umgewöhnung bedeutet – für Sie und mögliche Angestellte.

Doch die Schubladenkasse ist ein Unsicherheitsfaktor. Auch wenn Sie das Kassenbuch bei einer offenen Ladenkasse noch so gewissenhaft und sauber führen – es gibt einen Knackpunkt: die prüfende Person kann nicht wissen, ob tatsächlich alle Bareinnahmen angegeben worden sind. Intensive, ggf. nervenaufreibende Prüfungen, gar verbunden mit Testkäufen, Observationen und ähnlichen Maßnahmen, die sich über einige Zeit hinziehen, könnten die Folge sein. Und letztlich Nachzahlungen.

Auch die Kontrolle von möglichen Angestellten ist für Sie nur schwer möglich. Sei es in Bezug auf die korrekte Ausgabe von Wechselgeld oder im schlimmsten Fall gar in Bezug auf Diebstahl.

Darüber hinaus ist das Führen einer offenen Ladenkasse auch dauerhaft mit sehr hohem Aufwand verbunden. Bei der Registrierkasse ist der Aufwand deutlich reduziert (zumindest nach einer gewissen Einarbeitungszeit).

Was können Sie tun, wenn Sie dennoch bei der offenen Ladenkasse bleiben wollen?

Auch wenn wir es leider dauerhaft – bei mehr als sporadischen Einnahmen – nicht empfehlen können: Wollen Sie Ihrer offenen Ladenkasse treu bleiben, bleibt Ihnen nichts übrig, als den Unsicherheitsfaktor einzukalkulieren. Und zwar zeitlich und finanziell:

  • Achten Sie drauf, die Kasse akkurat zu führen.
  • Schulen Sie auch Ihr Personal intensiv.
  • Überhaupt, setzen Sie nur Personal ein, dem Sie vertrauen.
  • Und planen Sie vorsichtshalber Nachzahlungen ein, z. B. durch Rücklagen.

Denn nur wenn Ihre Kasse wirklich fehlerfrei geführt wurde, haben Sie bei einer Betriebsprüfung zumindest die Chance, möglichen Nachzahlungen zu entgehen.

Wenn nicht, ist dies trotzdem ärgerlich, aber Sie haben immerhin ein finanzielles Polster, auf das Sie sofort zurückgreifen können. Nichts ist schlimmer, als unerwartet Steuern zahlen zu müssen. Erst Recht, wenn kurzfristig nicht auf die notwendigen Mittel zurückgegriffen werden kann (aus welchem Grund auch immer)!

Kleines Flussdiagramm zum Schluss: Ladenkasse oder Registrierkasse

Anmerkung: Der Einfachheit halber wird in der nachfolgenden Grafik (zum Vergrößern anklicken) bei den Registrierkassen von Baujahr gesprochen. Es kommt allerdings vor allem darauf an, dass die Kasse den jeweils geltenden gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Wurde eine Kasse z. B. im Jahr 2011 hergestellt bzw. neu erworben, kann man davon ausgehen, dass sie den Anforderungen aus der Kassenbuchrichtlinie 2010 entspricht. Bei Unsicherheit sollte dennoch der Hersteller kontaktiert werden, um sicher zu gehen!

Offene Ladenkasse oder Registrierkasse?

Zusammenfassung Ladenkasse oder Registrierkasse?

Wenn Sie Bareinnahmen haben, sollten Sie sich gut überlegen, welche Art von Kasse Sie führen wollen: Ladenkasse oder Registrierkasse.

Das Führen von offenen Ladenkassen kann leider mit möglichen massiven Nachteilen verbunden sein (z. B. Schätzungen, Nachzahlungen, Steuerstrafverfahren und Co.).

Deswegen empfehlen wir langfristig, auf eine Registrierkasse auszuweichen (besonders bei relevanten Bareinnahmen). Die Entscheidung, wann dafür der beste Zeitpunkt ist und wie Sie sich entscheiden sollen, können wir Ihnen leider nicht abnehmen.

Allerdings ist es empfehlenswert, sich beim Hersteller zu informieren, wie lange die schon vorhandene oder zukünftig zu erwerbende Kasse regelkonform einsetzbar ist. Und zwar in Hinblick auf die aktuelle Kassenrichtlinie 2010 und die zukünftige Gesetzgebung. Derzeit gibt es nämlich einen Gesetzesentwurf (vormals Referentenentwurf) für ein neues Gesetz, das neue Anforderungen in Spiel bringt.

Ärgerlich: Da die neuen Vorgaben aus dem Gesetzesentwurf noch nicht feststehen, sind logischerweise zukünftig rechtskonforme Kassen noch nicht im Handel erhältlich. Und dies führt zu einer erheblichen Unsicherheit bei Kassenneuanschaffungen. Die nicht in allen Fällen so lange verzögert werden können, bis die neuen Anforderungen zweifelsfrei feststehen.

Immerhin gibt es für Kassen, die zwischen dem 25.11.2010 und 31.12.2019 angeschafft wurden, eine Übergangsfrist bis Ende 2022.

Es bleibt Ihnen dann nur die Wahl zwischen dem Erwerb von aktuell rechtskonformen Kassen (die ggf. nach Verabschiedung des neuen Gesetzes falls technisch möglich, aufgerüstet bzw. ersetzt werden müssen, d. h. dass Sie innerhalb weniger Jahre zweimal Anschaffungskosten tragen müssen). Oder dem Führen einer Ladenkasse, die mit finanziellen Nachteilen (Schätzungen) verbunden sein können.

Natürlich ist es auch wichtig, dass Sie nicht nur auf die Regelkonformität der neuen Kasse achten, sondern auch überlegen bzw. sich beraten lassen, welche Kassenfunktionen für Ihre Belange überhaupt sinnvoll sind.

Und zum Schluss nochmal eine kleine Übersicht, welche Kasse Sie bis wann einsetzen können:
  1. Baujahr vor dem 25.11.2010: nicht aufrüstbar nach den 2010er-Regelungen: bis Ende 2016
  2. Baujahr vor dem 25. 11.2010: aufrüstbar nach den 2010er-Regelungen: bis Ende 2022
  3. zwischen dem 25.11.2010 und 31.12.2019: bis Ende 2022
  4. Kassen, die den neuen Gesetzesanforderungen entsprechen werden: über 2022 hinaus einsetzbar

Was soll es also sein? Ladenkasse oder Registrierkasse?
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