Kassenbuch # 6: Kassenbuch richtig führen – offene Ladenkasse

Kassenbuch

Offene Ladenkasse – Das erwartet Sie in diesem Artikel:

  • Wie Sie die offene Ladenkasse richtig führen.
  • Achtung: Betriebsprüfungen bei offenen Ladenkassen bzw. Schubladenkassen!
  • Warum wir langfristig empfehlen, ggf. auf eine Registrierkasse auszuweichen. Und was Sie tun können, wenn Sie dies nicht möchten.
  • Mit Checkliste zur offenen Ladenkasse!

Lesen Sie auch die anderen Teile aus der Reihe: Kassenbuch

  • Teil 1: Darum sollten Sie unbedingt ein Kassenbuch führen, wenn Ihre Kunden mit Bargeld zahlen (auch wenn keine Pflicht besteht).
  • Teil 2: Sind Sie gesetzlich verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen.
  • Teil 3 : So führen Sie das Kassenbuch richtig (allgemeine Regeln).
  • Teil 4: Verschärfte Anforderungen ab 2020 (Gesetzesentwurf digitale Grundaufzeichnungen)
  • Teil 5: Offene Ladenkasse oder Registrierkasse
  • Teil 6: Kassenbuch richtig führen – offene Ladenkasse

AUSBLICK: Wir schließen die Kassenbuch-Reihe mit

  • zusammenfassenden Merkblättern, Ebooks und Checklisten
    • Verschärfte Regeln der Kassenführung als Merkblatt
    • Besonderheiten offene Ladenkasse als Download
    • Checkliste für die genaue Überprüfung, wie Sie aktuell die Kasse führen und ob Sie dies ändern müssen sowie welche Besonderheiten und Dokumentationen erforderlich sind.

Offene Ladenkasse / Schubladenkasse (Kasse ohne technische Unterstützung)

Sie führen eine offene Ladenkasse bzw. eine Schubladenkasse?

Hinweis: Als offene Ladenkasse bzw. Schubladenkasse zählen z. B. Geldkassetten, Kellner-Portemonnaies und sogar die offene Gitarrentasche eines Straßenkünstlers.

Dann kennen Sie bestimmt schon unsere Empfehlung aus Teil 5, lieber auf eine elektronische Registrierkasse auszuweichen (da die offene Ladenkasse nicht beanstandungssicher ist und (hohe) Nachzahlungen und Co. drohen können). Und dass, wenn Sie dennoch bei der offenen Ladenkasse bleiben wollen, am besten Rücklagen bilden, um mögliche Nachzahlungen ab puffern zu können. Auch wenn Sie Ihre offene Ladenkasse korrekt führen!

Und das war auch das Stichwort zur Überleitung. Denn jetzt erfahren Sie, wie Sie die Schubladenkasse korrekt führen.

Schubladenkasse richtig führen

 Regel Nr. 1 – offene Ladenkasse

Beachten Sie die allgemeinen Regeln aus Teil 3!

Zum Beispiel:

  • zur Einzelaufzeichnungspflicht (Details dazu weiter unten),
  • zu Zählprotokollen (Details weiter unten),
  • zu Belegen bei Entnahmen, Ausgaben und Einlagen (einschließlich Herkunftsnachweise),
  • zur täglichen (!) Kassensturzpflicht, etc.

 Regel Nr. 2 – offene Ladenkasse

Sofern keine Laufkundschaft vorhanden ist, müssen alle erforderlichen Angaben gemacht werden (siehe Aufzählung).

Laufkundschaft = eine unbestimmte Vielzahl von nicht nachweisbaren bzw. nicht feststellbaren Personen.

Für jeden einzelnen Geschäftsvorfall sind im Normalfall bestimmte Daten zu erfassen. Und zwar um der Einzelaufzeichnungspflicht gerecht zu werden.

Dabei handelt sich um folgende Daten:

  • Geschäftsinhalt
  • Name, Firma und Adresse des Vertragspartners
  • Datum
  • Betrag
  • Zweck
  • Umsatzsteuersatz / Vorsteuer
  • Belegnummer
  • aktueller Kassenbestand

 

 Regel Nr. 3 – offene Ladenkasse

Bei einer offenen Ladenkasse mit Laufkundschaft müssen Sie täglich für den fortlaufend durchnummerierten Kassenbericht die retrograde Methode anwenden.

Das gilt in den meisten Fällen, wenn Sie nachweisen können, wenn Sie Waren mit geringem Wert an Laufkundschaft verkaufen. Doch es gibt Ausnahmen (siehe Infobox).

Was versteht man unter geringwertigen Wirtschaftsgütern?

Was unter geringwertigen Wirtschaftsgütern zu verstehen ist, ist nicht immer eindeutig. Ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) besagt, dass Einzelaufzeichnungen bei Laufkundschaft im Einzelhandel nicht zumutbar sind. Wohl aber bei Bar-Einnahmen ab 15.000 Euro mit Feststellung der Identität des Kunden. Wobei außersteuerliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten davon unberührt bleiben. Dies bedeutet, dass bei Bar-Beträgen ab 15.000 Euro zwingend der Name festgestellt werden muss.

Trotzdem entbinden auch Erlöse unter 15.000 Euro nicht unbedingt von der Einzelaufzeichnungs-pflicht.

  • Zum Beispiel bei Heilpraktikern und ähnlichen Berufen.
  • Oder wenn Sie an gewerbliche Abnehmer verkaufen.
  • Oder wenn Sie eine Ausgangsrechnung bzw. Quittung ausstellen.
  • Oder wenn der Name aus anderen Gründen bekannt ist, zum Beispiel durch Terminvereinbarung oder Reservierungen bei Ihnen als Kosmetikerin, Tätowierer, Heilpraktiker, Friseur, Rechtsanwältin, Hotelier, Automechaniker, als Händler von individuell angefertigten Waren (zum Beispiel Schmuck), als Wirt bei Feiern in Lokalitäten auf Rechnung, etc.
  • Oder falls sich eine Einzelaufzeichnungspflicht aus dem Geldwäschegesetz ergibt.
So ermitteln Sie die Bareinnahmen mit Hilfe eines fortlaufend durchnummerierten Kassenberichtes

Dies ist eine retrograde Methode. Das bedeutet, dass der Kassenbericht täglich mit dem Anfangs- und Endbestand der Kasse abgestimmt werden muss. Dazu ist es notwendig, täglich den Hartgeldbestand am Ende des Tages zu zählen (auch wenn Sie diesen außerhalb Ihrer Kasse aufbewahren, zum Beispiel in einem Tresor oder dem Kellner-Portemonnaie, etc.).
Das müssen Sie tun: Um die Tageseinnahmen zu erhalten, addieren Sie den Kassenendbestand mit den Entnahmen und den Ausgaben. Und ziehen Sie Einlagen und den Kassenanfangsbestand ab.

Beispiel – Kassenbericht vom 01. März 2016, Nr. 52

1680,40 € (Tagesendbestand, d. h. Endbestand zum Geschäftsschluss)
– 700,30 € (Anfangsbestand, d. h. Kassenbestand des Vortages)

= 980,10 € (Zwischensumme, d. h. Saldo aus Einnahmen & Ausgaben)

+ 229,00 € (Kassenausgaben des Tages, z. B. Wareneinkauf Bar)
+ 139,50 € (Geldtransit auf das Betriebskonto oder weitere Kassen)
+ 55,00 € (Privatentnahmen laut Eigenbeleg)
– 10,00 € (Privateinlagen)
– 475,90 € (Sonstige Tageseinnahmen)

= 917,70 € (Kasseneinnahmen des Tages = Tageslosung)

Nochmal mit anderen Worten, um es ganz deutlich zu machen:

Da hier die retrograde Methode verwendet wird, rechnen wir vom Tagesendbestand zurück, um die Bareinnahmen (Tageslosung) zu erhalten:

  1. Dazu ziehen wir zunächst den Kassenbestand des Vortages (=Anfangsbestand) ab.
  2. Es gilt: Kassenausgaben werden addiert. Und Kassenzugänge werden subtrahiert. Dadurch erhalten wir die Tageslosung.

Wichtig, da der Kassenbericht zeitnah, d.h. täglich erstellt werden muss, legen Sie unbedingt die Zuständigkeit fest. Genauso wie für den Kassensturz, der täglich nach Geschäftsschluss vorgenommen werden muss (Uhrzeit und Unterschrift nicht vergessen).

Anmerkung: Normalerweise verbinden wir Ausgaben automatisch mit Subtraktion (da wir etwas aus der Kasse rausnehmen). Deswegen kann es anfänglich irritierend sein, die Ausgaben in diesem Fall zu addieren. Da wir jedoch retrograd rechnen, also vom Tagesendbestand ausgehen, müssen wir die Ausgaben zum Endbestand hinzuaddieren, um zum Tagesanfangsbestand zu kommen. Der „Film“ läuft quasi rückwärts. Analog dazu werden Einnahmen abgezogen.

 Regel Nr. 4 – offene Ladenkasse

Runden Sie niemals Beträge.

Niemals. Egal ob beim Kassenbericht oder dem Zählprotokoll.

 Regel Nr. 6 – offene Ladenkasse

Achten Sie darauf, dass es mindestens eine Art von Geldkassette gibt.

 Regel Nr. 7 – offene Ladenkasse

Es darf keine Kassenfehlbeträge geben.

Das ist eigentliche eine Selbstverständlichkeit. Denn wenn Sie die Kasse wirklich reell – und nicht nur rechnerisch – führen (mit Kassensturz und Co.), kann es keine Minusbeträge geben. Denn die Kasse kann nicht weniger als keine Münze aufweisen. Siehe dazu auch Regel Nummer 6 aus Teil 3. Dort finden Sie auch den Hinweis, was zu tun ist, wenn es Kassendifferenzen gibt (zum Beispiel verursacht durch falsche Herausgabe von Wechselgeld, Diebstahl etc.).

Eine abschließende Bemerkung zum Gesetzesentwurf:

Noch ist das Gesetz ab 2020 nicht durch die gesetzgebenden Gremien verabschiedet (siehe Teil 4 bzw. Teil 5). Doch es soll – zumindest laut Entwurf – auch für offene Ladenkassen eine sogenannte Kassen-Nachschau geben. Also ist es umso wichtiger – auch schon jetzt –, die Kasse korrekt zu führen und alle Regeln zu erfüllen, zum Beispiel in Hinblick auf den täglichen Kassensturz!

 Regel Nr. 8 – offene Ladenkasse

Gehen Sie Punkt für Punkt unserer Checkliste zur offenen Ladenkasse durch. Und setzen Sie diese um.

Um den Download der Checkliste zu starten, klicken Sie auf den nachfolgenden Link (PDF).

Checkliste offene Ladenkasse PDF

Im Anhang der Checkliste finden Sie ein Zählprotokoll, welches Sie ausdrucken und täglich ausfüllen können. Als Rechen-Hilfe können Sie natürlich auch eine Excel-Tabelle nutzen – aber füllen Sie das Zählprotokoll unbedingt täglich per Hand aus (mit Unterschrift, Datum und Uhrzeit, natürlich nach Geschäftsschluss)! Nur so sind Sie auf der sicheren Seite.

Ein Excel-Sheet, dass Sie jeden Tag lediglich am Computer ausfüllen und einmal in der Woche samt Einträgen ausdrucken und unterschreiben, ist nicht korrekt und somit anfechtbar.

Zusammenfassung Regeln offene Ladenkasse bzw. Schubladenkasse

  1. Zunächst einmal beachten Sie die allgemeinen Regeln aus Teil 3!
  2. Sofern keine Laufkundschaft vorhanden ist, müssen alle erforderlichen Angaben gemacht werden (siehe Aufzählung).
  3. Wenn Sie eine offene Ladenkasse führen und Laufkundschaft haben müssen Sie täglich für den fortlaufend durchnummerierten Kassenbericht die retrograde Methode anwenden.
  4. Runden Sie niemals Beträge.
  5. Wenn Sie mehrere Ladenkassen verwenden, erstellen Sie für jede Kasse einzeln ein Zählprotokoll.
  6. Und achten Sie darauf, dass es mindestens eine Art von Geldkassette gibt.
  7. Bedenken Sie, dass es keine Kassenfehlbeträge geben darf bzw. kann.
  8. Zu guter Letzt gehen Sie Punkt für Punkt unserer Checkliste zur offenen Ladenkasse durch. Und setzen Sie diese um.

Quellen: PDF Informationsschreiben Niedersachsen KassenbuchführungPDF BMF GoBD, Stbg 2/16

Im folgenden letzten Teil Nr. 7 der Kassenbuchserie haben wir exklusiv für Sie alles nochmals zusammengefasst. Damit Sie auch nichts vergessen und wie Sie selbst überprüfen können, was zu tun ist oder welche Lösungen möglich sind.

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